Wat iedereen vergeet over aanmaningen: tips om het proces soepeler te laten verlopen

Aanmaningen zijn een noodzakelijk kwaad in de wereld van ondernemers en bedrijven. Het is nooit leuk om een aanmaning te moeten versturen of ontvangen, maar het is soms onvermijdelijk. Toch zijn er enkele aspecten van het aanmaningsproces die vaak over het hoofd worden gezien, maar die wel degelijk een verschil kunnen maken. In dit artikel geven we je enkele tips om het proces van aanmaningen soepeler te laten verlopen.

Communicatie is key

Een open deur misschien, maar goede communicatie is cruciaal bij het versturen of ontvangen van een aanmaning. Zorg ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de status van je facturen en betalingen. Als je merkt dat een betaling uitblijft, neem dan eerst contact op met de debiteur voordat je een aanmaning verstuurt. Het kan zijn dat er een misverstand is of dat er iets mis is gegaan met de betaling. Door eerst te communiceren, voorkom je onnodige escalatie en houd je de relatie met je klant goed.

Wees duidelijk en professioneel

Wanneer je toch een aanmaning moet versturen, zorg er dan voor dat deze duidelijk en professioneel is. Vermeld alle relevante informatie, zoals het factuurnummer, het openstaande bedrag, de vervaldatum en eventuele rente of kosten die in rekening worden gebracht. Geef ook aan wat de gevolgen zijn als de betaling niet op tijd wordt voldaan, bijvoorbeeld dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau. Zorg ervoor dat je toon zakelijk en vriendelijk blijft, zodat je de kans op een snelle betaling vergroot.

Ken je rechten en plichten

Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van je rechten en plichten als het gaat om een aanmaning. Zo mag je bijvoorbeeld wettelijke rente in rekening brengen als een betaling te laat is, maar moet je wel eerst een herinnering sturen voordat je een aanmaning verstuurt. Ook zijn er regels over de termijn waarbinnen een aanmaning moet worden verstuurd en de termijn waarbinnen de betaling alsnog moet worden voldaan. Op de website van Betaaltermijn.nl vind je meer informatie over het versturen van een aanmaning en de regels die hierbij gelden.

Zorg voor een goed debiteurenbeheer

Een goed debiteurenbeheer kan veel problemen met betrekking tot aanmaningen voorkomen. Zorg ervoor dat je een duidelijk overzicht hebt van alle openstaande facturen en betalingen, en houd dit actueel. Stuur tijdig herinneringen en aanmaningen en neem contact op met debiteuren als betalingen uitblijven. Door proactief te zijn in je debiteurenbeheer, verklein je de kans op onbetaalde facturen en aanmaningen.